Passiivi ei enää ehdi

Tiedättekö, kuka on Suomen kiireisin työntekijä? Se on passiivi. Meidän pitää olla huolissamme passiivista, joka nääntyy työtaakkansa alle. On aika siirtää työt passiivilta jollekulle kasvolliselle tekijälle!

Kunnia sille, jolle kunnia kuuluu: professori Ahti Salolle. Hän totesi saaneensa muistion, jossa passiivi teki taas kaikki työt. Kysyin, saisinko siteerata häntä, sillä ajatus oli niin mainio.

Jos muistiossa passiivi tekee kaiken, se pitää lähettää takaisin ja sanoa, että passiivi ei ehdi, palataan asiaan, kun on löytynyt joku muu tekijä.

Suomessa kehitetään ja selvitetään. Varaudutaan ja huolehditaan. Toteutetaan ja resursoidaan. Laaditaan. Passiivi on todella aktiivinen!

Sanoilla on huima vaikutus. Kun passiivi tekee, samalla loitontuu tehtävä asiakin mukavasti vähän kauemmas. Mitä hankalampi asia, sitä kauemmas se on mukava loitontaa. Muuten joku voisi kysyä, mitä seurauksia asialla on tai kuka sen lopulta maksaa. Vanhukset hoidetaan, lapset koulutetaan ja kaivosten aiheuttamat ympäristöongelmat ratkaistaan.

BBC:n toimittaja John Humphrys on kirjoittanut kaksi mainiota kirjaa sanojen ja kielen tärkeydestä: Beyond Words ja Lost for Words. Sanat ovat niin jokapäiväisiä ja tuttuja, että pidämme niitä itsestään selvinä. Yhtä itsestään selvinä kuin sitä, että muut ymmärtävät sanat samalla tavalla kuin me.

Kuuntelin Mikkelin Kesäpäivillä, kun Aallon yli-innovaatioaktivisti Anssi Tuulenmäki puhui ketterästä kokeilemisesta ja siitä, miksi se tuntuu olevan kovin vaikeaa Suomessa. Jäin miettimään, voisiko syynä olla se, että sana "kokeilu" onkin monille negatiivinen. Fyysikolle se herättää positiivisia mielikuvia: tehdään kokeiluja ja katsotaan, mitä uutta syntyy. Ollaan uteliaita. Olen aina pitänyt selvänä, että kokeileminen on positiivinen asia. Mutta entäs jos ei olekaan? Entä jos sen kuulevan henkilön työpaikalla on "kokeiltu kaikenlaista" ilman sen suurempaa tavoitetta tai systematiikkaa? Olisiko "pilotointi" parempi sana? Vai "systemaattinen iterointi"?

"That which we call a rose / by any other name would smell as sweet." Shakespeare oli mestari luomaan mielikuvia sanoilla. Mitähän hän olisi sanonut passiivin aktivismista?

PS. Kirjoitan myös uuden kirjamme blogia Kilpailukyky20. Tervetuloa lukemaan!

Kuva: http://stone-junction.blogspot.fi/2010_05_01_archive.html

Kuka käyttää aikaasi

Tästä ei selviä kuin tunnustamalla. Mea culpa, mea maxima culpa. Blogikirjoittamisen pitkä tauko johtui monestakin syystä, joista osa oli jopa hyviä. Yksi niistä on kirja Kilpailukyky 2.0, jota minulla oli jälleen suuri ilo kirjoittaa Leenamaija Otalan kanssa. Huomasin taas, miten kirjan kirjoittaminen on minulle erilaista kuin blogin kirjoittaminen, ja miksi en itse pysty tekemään molempia yhtä aikaa.

Ajan hallinta on muutenkin ollut ajankohtainen aihe, paitsi itselleni,  myös monissa kirjaan tekemissämme haastatteluissa. Bittielämä sosiaalisessa mediassa on parhaimmillaan mukavaa ja tehokasta, mutta aikaa sekin vie, ja ihan todellista eikä virtuaalista aikaa. Jos some-elämän hoitaminen tulee kaiken muun tekemisen päälle, kuten se monessa työpaikassa vaikuttaa edelleen tekevän, se ei onnistu ainakaan normaalien työtuntien rajoissa.  Jos sosiaalisen median ja yhteisöllisten toimintapojen käyttäminen sen sijaan korvaa aikaisempaa tekemistä, siitä on paljon hyötyä. Erityisesti silloin, kun se korvaa turhaa tekemistä: päällekkäistä työtä tai tiedon hakemista, kun ei tiedä, keneltä kysyä, tai istumista kokouksissa, joissa ihmiset keskittyvät osallistumisen sijasta netin selaamiseen tai viesteihin vastaamiseen.

Yksi asia, joka vie myös yllättävänkin paljon aikaa ainakin itseltäni on uusiin yhteisöpalveluihin tutustuminen. Puhumattakaan ajasta, joka menee jo käytössä olevien palveluiden uusiin ominaisuuksiin tutustumiseen. Yhteisöpalvelut ovat helppokäyttöisiä, juu - mutta kyllä niidenkin toimintojen kokeilemiseen ja oppimiseen jonkin verran aikaa kuluu. Ja juuri kun ajattelee saaneensa vaikka LinkedInin jollain lailla haltuun, siihen onkin jo tullut uusia, sinänsä toki hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka pitää kokeilla, tai asetuksia, joita pitää käydä muuttamassa. Se, että pilvipalvelut päivittyvät jatkuvasti, on samanaikaisesti siunaus ja kirous.

Mikä siis ratkaisuksi? Eräs henkilö totesi, että pitäisi ottaa kolme kuukautta virkavapaata ja käyttää se kokonaan sosiaalisen median maailman opettelemiseen. Koska sellainen on useimmille saavuttamatonta ylellisyyttä, pitää vain harjoitella ajanhallintaa, mennä eteenpäin askel kerrallaan ja pysyä omana itsenään myös sosiaalisessa mediassa.

Omasta mielestäni isompi ongelma on se, että koska sosiaalinen media ja yhteisölliset työvälineet ovat  nopeita ja jatkuvasti käytössä, se luo helposti harhan, että myös kaikki asiat hoituvat nopeasti. Näin ei kuitenkaan ole. Yhteisöllinen toimintatapa nopeuttaa ja tehostaa monia asioita, mutta ei rajattomasti. Se, että ihmiset ovat heti tavoitettavissa, ei tarkoita, että he tekevät tunnin työn viidessä minuutissa. Useimpien asioiden tekeminen hyvin vaatii edelleen mahdollisuutta ja kykyä keskittyä niihin rauhassa. Parhammillaan yhteisölliset työvälineet antavat siihen hyviä keinoja - pahimmillaan ne sirpaloivat päivän muutaman minuutin jaksoihin, joissa pystyy tekemään enintään nopean silmäyksen asiaan ja antamaan kommentin, josta vähän pidemmällä miettimisellä olisi itsekin eri mieltä.

Liisa Ihmemaassa löytyy hyllystä vain englanniksi eikä googlestakaan ollut nopeaa apua. Muistelen kuitenkin, että suomennoksessa Hatuntekijä sanoi (ja tässä käännös oli parempi kuin alkuperäinen): "Jos tuntisit ajan yhtä hyvin kuin minä, et sanoisi, että sinä käytät sitä. Se käyttää sinua." Tavallisen elämän vuosi voi olla sosiaalisen median kolme kuukautta, mutta asioiden oppiminen ja tekeminen hyvin vie edelleen aikaa. Asian voi ilmaista myös näin: "Robinson Crusoe was the only person in the world who had everything done by Friday."

Ideoita kesän jälkeen

Kesäloma oli kaunis, rentouttava - ja vietetty muualla kuin tietokoneen ääressä. Hyvä tuulettaa aivoja, on mukavampi palata työn ääreen, kun päähän taas mahtuu uusia ajatuksia.

Kesällä ehti myös lukea paljon. The Economistin maaliskuussa julkaistusta tutkimuksesta kiinnittyi huomio mm. kohtaan, jossa lähes 400 haastateltua yritystä eri maista listasi HR-asioita, jotka vaikuttavat tuottavuuden parantamiseen. Listan kärjessä oli ammatillinen kurssitus (79% vastanneista ilmoitti sen parantavan tuottavuutta). Seuraavina joustava työaika ja tulosperustainen kompensaatio (molemmilla 74%). Lähes yhtä tärkeää oli prosessi-innovaatioiden palkitseminen (72%). Se paransi tuottavuutta mm. enemmän kuin peruspalkan korotus.

Samassa tutkimuksessa on kuvattu, miten meksikolainen sementinvalmistaja Cemex on parantanut työntekijöidensä tiedonkulkua ja ideointia. Cemex sai vuonna 2010 Forresterin Groundswell-palkinnon omasta Shift-järjestelmästään, joka on mm. nopeuttanut teknisiin kysymyksiin vastausaikaa viikoista parhaimillaan minuutteihin ja lyhentänyt uusien tuotteiden markkinoillesaantia kuukausilla.

Miten motivoida henkilöstö mukaan?

Yritykset etsivät jatkuvasti uusia tapoja tehostaa toimintaansa ja tuovat sitä varten uusia työkaluja käyttöön - välillä sellaista vauhtia, että organisaatio alkaa kitistä. Moni sinänsä hyvä työväline tai ratkaisu kaatuu muutosvastarintaan tai kiireeseen ("oikein hyvä juttu, mutta nyt en ehdi sitä katsoa"). Kysehän ei ole työvälineistä vaan toimintatavan muutoksesta, ja se vaatii paitsi aikaa, myös systemaattista työtä.

Miten ihmisiä voisi motivoida mukaan uusiin toimintatapohin? Jo 50-luvulla Iowan yliopiston Bohlen, Beal ja Rogers kehittivät mallin siitä, miten ihmiset ottavat uutta teknologiaa käyttöön (tästä linkistä löytyy Wikipedian artikkeli aiheesta).

Kun yrityksessä aletaan tehdä pilottia uudesta ratkaisusta tai toimintatavasta, kannattaa tarkistaa, onko sitä suunnittelemassa vain 2,5 %:n joukkoon kuuluvia innovaattoreita. Niitä, jotka ovat aina valmiita kokeilemaan uuttaa ja siksi myös panevat uusia asioita alkuun. Tärkeitä ja välttämättömiä ihmisiä - mutta heidän toimintatapansa ei välttämättä vastaa 68 %:n suuren enemmistön toimintatapaa. Sen enemmistön, joka pitää saada motivoiduksi uuteen tapaan toimia. Siksi sen edustajia kannattaa olla mukana jo suunnitteluvaiheessa.

Testing, testing...

Tämän päivän Kauppalehdessä Konecranesin Antti Koskelin kirjoittaa kokeilemisen tärkeydestä uusia yhteisöllisiä ratkaisuja haettaessa. Ketterän kokeilemisen merkitystä ei voi korostaa liikaa - miksi se siis unohdetaan niin helposti? Onko kyse oman mukavuusalueen ulkopuolelle joutumisesta, muutenkin liiasta kiireestä vai siitä, että kaikki uusi on aina vaikeaa aloittaa?

Kaikki yhteisöllisiä työkaluja tehokkaasti hyödyntävät yritykset, kuten IBM, Cisco, Dell, Intel jne. puhuvat kokeilemisen tärkeydestä. Kun tehdään uutta, kukaan ei voi etukäteen täsmälleen ennustaa, mikä toimii ja mikä ei. Juuri siksi pitääkin kokeilla - ja samalla rakentaa malli, jonka avulla voidaan kokeilla nopeasti ja systemaattisesti.

Kokeileminen tarkoittaa pieniä pilotteja, joissa oikeista ja taustaltaan erilaisista käyttäjistä muodstutuva pilottiryhmä kokeilee ratkaisua ensin ja antaa siitä palautetta. Kun ratkaisua on muokattu palautteen mukaan, sitä levitetään muille käyttäjille - mieluiten tarinoiden ja tukikäyttäjien avulla. Pilotti ei siis tarkoita koko yritykselle kerralla käyttöön tuotavaa, pienen erikoisryhmän pitkään suunnittelemaa ratkaisua, jota kaikki sitten ns. kokeilevat muutamien kuukausien ajan - jos kokeilevat.

Kokeileminen ei tarkoita satunnaista sinne tänne ryntäilyä ja johtajan "viikon suosikkityökalun" tuomista käyttöön kaikille. Kokeileminen on systemaattista: siinä testataan erilaisia käyttötapoja, kerätään mahdollisimman laajaa käyttäjäryhmää edustavien osallistujien kommentteja ja seurataan, mikä toimii ja mikä ei. Systematiikka ja uteliaisuus sopivat erittäin hyvin yhteen.

Toivottavasti Konecranesin esimerkki innostaa kokeilemaan!

Millennium-blogi

Tästä linkistä löytyy Millennium-palkinnon blogiin kirjoittamani juttu. Kannatan tieteellisen ajattelun perusteiden opettamista, oli ammatti mikä tahansa. Liike-elämässä siitä erittäin suurta hyötyä - tosin huumorilla höystettynä. Se antaa hyvän perustan myös yhteisölliselle toiminnalle, joka edellyttää dialogia, yhteistä tekemistä, myös toisten ajatusten kuuntelemista ja uteliaisuutta uusia asioita kohtaan.

Rakentavaa palautetta

Alkaa jo tuntua keväältä; tulppaanit puskevat maasta ja kasvavat lähes silmissä. Viikonloppuna sain vihdoin ensimmäiset siemenet istutetuksi idätyslaatikoihin, ja kiireisimmät versot alkavat jo näkyä. Yksi syy siihen, miksi puutarhanhoito on niin mukavaa: näkee kättensä jäljen heti. Myös, jos unohtaa kastella...

Puutarhanhoitotermit ovat käytössä myös yhteisöllisissä työvälineissä. Wikeihin ja keskustelufoorumeihin tarvitaan siemensisältöä ja hoitaja, joka pitää ne muodossaan siirtelemällä, leikkaamalla ja karsimalla. Yhteisö kasvaa kuin kasvi: ilman hoitoa se menestyy harvoin tai voi villiintyä rikkakasviksi. Ja samoin kuin kasvimaa, yhteisökin hyötyy pohjustustyöstä. Jos siemeniä heittää sinne tänne kovaan maahan, hyvin harva niistä lähtee kasvamaan. Jos pehmittää maan ja hoitaa sitä, saa paljon paremman sadon. Yritysyhteisökään ei helposti lähde kasvamaan, jos valmisteluna on intraan lisätty keskustelufoorumi ja ohje "No keskustelkaa nyt". Selkeä aihe ja kuvaus siitä, miksi keskustellaan ja mitä tuloksia sillä tavoitellaan (esimerkiksi päätöstä aiheesta), antaa parempia tuloksia.

Näkyvyyden yksi osa on palaute. Olin Lontoossa Dachis Groupin erittäin mielenkiintoisessa tilaisuudessa, jossa yksi esiintyjistä oli Jazz Impact, johtamisen ja yhteistyön muotoja jazzin kautta käsittelevä yritys. Siitä tuli mieleeni seuraava: pidämme itsestään selvänä, että konsertissa, teatterissa tai muussa vastaavassa esityksessä esiintyjät ilta toisensa jälkeen tuottavat meille katsojille hienoja elämyksiä - kysehän on kutsumuksesta, taiteen palosta jne.. Samoin pidämme itsestään selvänä, että aina taputamme esityksen päätteeksi. Kuvitelkaapa tilannetta, jossa konsertin jälkeen yleisö nousisi ylös taputtamatta, ja sitten useiden kuukausien kuluttua lähettäisi orkesterille palautteensa kehitysarviolomakkeella. Tuntuisi hyvin oudolta - ja kuitenkin sama käytäntö on aivan normaalia useimmilla työpaikoilla.

En tarkoita, että konttoreissa pitäisi puhjeita säännöllisiin aplodeihin. Palautteen saaminen on kuitenkin tärkeää meille kaikille, erityisesti hyvästä suorituksesta. Tähän yhteisölliset työvälineet antavat yrityksille lisää mahdollisuuksia, sekä yrityksen sisällä että partneriverkostoissa ja asiakasrajapinnassa.

Tarkoitus ei ole trivialisoida. Muutaman tähden lisäämisellä keskusteluihin ei vielä paljoa saavuteta. Palautteen antamiskanavaa ja -tapoja kannattaa myös suunnitella ja kokeilla pilottihankkeissa - ainakin niiden pitää olla linjassa yrityksen muun kulttuurin ja kannusteiden kanssa. Suomalainen kulttuuri antaa palautetta eri tavalla kuin amerikkalainen, kiinalainen tai japanilainen, ja jokaisella yrityksellä on sen lisäksi oma kulttuurinsa. Kannattaa kuitenkin katsoa, mitä mahdollisuuksia yhteisölliset työvälineet tarjoavat.